公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。如何做好公文处理中的主题词标引呢？我们共同来学习一下：

      一、主题词标引程序三步走

      第一步：审读文件，分析主题。

      首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

      其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

      分析主题重点是主题结构分析。

      第二步：提炼、转换主题概念。

      经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。提炼出那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

      对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径：（ 1 ）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。（ 2 ）查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。（ 3 ）查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。 　　

      第三步：标引记录，审核校验。

      在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：（ 1 ）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；（ 2 ）主题词的转换是 否符合标强规则和组配规则；（ 3 ）同类型公文所选用的主题词是否一致；（ 4 ）标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。

      二、主题词标引 三要

      一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确。二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标 。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。　　

      三、主题词标引三不

      一是不能使用表外词。二是不能颠倒顺序。三是不能字面组配。

      主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需 要从业人员严谨、认真、踏实的作风。